В практике работы с конфигурацией Управление нашей фирмой встречается ситуация, которая способна дезориентировать даже опытного пользователя. Это ошибка вида: «Не хватает остатка по учету запасов и затрат». Ситуация знакомая многим пользователям и обычно такая ошибка означает, что товара на складе действительно не хватает, либо он есть, но на другом складе, либо стоит в резерве под другой заказ покупателя и т.д. И решается она обычно исправлением цепочки документов, перемещением на нужный склад и т.п. действиями.
А вот что делать если на нужном складе есть свободный остаток для списания, и партия и серия, все указано правильно. И все отчеты показывают что да, товар есть. А причин почему 1С «упирается» и не списывает товар нет. Данная коллизия, хотя и случается нечасто, приводит к длительным поискам причины и даже вынужденному отключению контроля остатков. Вот так выглядит ситуация: остаток есть, а продать не можем (на скринах ниже)
Цель этой статьи – показать механизм возникновения подобной ошибки, описать способ ее диагностики и предложить последовательность действий по исправлению, а также меры по предотвращению подобных ситуаций.
Если отчеты Запасы, Движение товаров по складам и Остатки товаров на складах демонстрируют наличие свободного для списания остатка, однако документ списания по-прежнему не проводится, это свидетельствует о том, что ошибка носит аналитический характер. Иными словами, программа «видит» остаток, но считает его принадлежащим иному объекту учета, нежели тот, который указан в расходном документе.
Для точной диагностики обратимся к регистру накопления «Запасы и затраты». Получить доступ к регистру можно через «Функции для технического специалиста»
Открыв регистр, установите отбор по проблемной номенклатуре:
В правильном варианте данные регистра должны соответствовать данным указанным в карточке номенклатуры:
Если же вы видите примерно такую картину:
То ошибка найдена. Первопричина подобной ситуации, как правило, — изменение счета учета запасов в карточке номенклатурной позиции. Условно опытный пользователь, руководствуясь очевидно собственным пониманием методологии учета или требованиям производства изменил реквизит «Счет учета запасов». Это действие вносит изменения в справочную информацию, но не затрагивает уже сложившиеся движения в регистрах накопления. В результате: в отчетах мы видим номенклатуру со счетом учета Сырье и материалы, а списать хотим номенклатуру со счетом учета Товары, продукция. Теперь 1С при проведении документов будет считать Платье в горошек как две разные учетные сущности. Мы можем производить, перемещать и списывать свободно только тот объем, который приходится на тот счет учета, который сейчас указан в карточке товара.
Подходы к устранению ошибки
Выбор метода исправления зависит от того, сколько времени прошло с момента модификации счета учета и какое количество документов было оформлено после этого.
- Оперативное восстановление.
Если ошибка выявлена непосредственно после изменения и не затронула последующие периоды, наиболее рациональным решением является возврат прежнего значения счета учета запасов в карточке номенклатуры. После обновления документа списания и его проведения система найдет необходимый остаток и документ проведется без ошибок.
- Комплексное перепроведение.
Если с момента ошибочного изменения прошло много времени, и за этот период оформлялись новые поступления, перемещения, выпуски продукции, закрывали период, возврат к прежнему счету учета не решит проблему. Потребуется выполнение следующих процедур:
Временное отключение контроля остатков (для беспрепятственого перепроведения проблемной цепочки документов), перезаполнение и перепроведение документов участвующих в движении данной номенклатуры, начиная с момента ошибочного изменения, перезакрытие учетного периода для корректного пересчета себестоимости.
Без снятия контроля остатков на этапе перепроведения программа будет повторно фиксировать отрицательные остатки и блокировать проведение, поэтому данный шаг неизбежен. Ручное выполнение этой процедуры оправдано при единичных ошибках. Если же ошибочное изменение счета учета затронуло множество позиций в прошлых периодах требуется предварительная разработка плана исправления с применением специализированных обработок позволяющих минимизировать трудозатраты и не нарушить целостность данных базы. Для составления такого плана и его безопасной реализации обратитесь к нашим специалистам
Профилактика: разграничение прав доступа
Анализ подобных инцидентов показывает, что их корневой причиной часто является избыточность полномочий пользователей. При самостоятельном внедрении управленческих систем нередко наблюдается ситуация, когда все сотрудники, работающие в информационной базе, наделены правами администратора. Это позволяет любому пользователю вносить изменения в параметры учётной политики, справочную информацию, включая счета учета номенклатуры.
В качестве профилактики настоятельно рекомендуется настройка ролевой модели доступа. Кладовщик должен располагать возможностью оформления приходных и расходных складских документов, производственный персонал — работать с заказами и выпуском и т.д.
Подробнее о типовых ролях в «УНФ» и о том, как настроить права пользователей без избыточной кастомизации, мы расскажем в следующей публикации. Если же в настоящий момент требуется провести аудит текущих настроек доступа и привести их в соответствие с должностными обязанностями сотрудников, вы можете обратиться за консультацией или выполнением работ к нашим специалистам.
Своевременная диагностика на уровне регистров, аккуратное изменение учетных реквизитов и четкое разграничение зон ответственности пользователей позволяют избежать неочевидных ошибок учёта и сохранить стабильную работу программы.
